Presentación

Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013 y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen, a continuación ponemos en su conocimiento los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso y transferencia de datos personales que Sociedad Minera de Santander S.A.S. (en adelante “MINESA”) realiza con sus datos personales, en virtud de la autorización otorgada por usted para adelantar dicho tratamiento y manejo. En esta política de tratamiento de datos personales (la “POLÍTICA”) encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales MINESA realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos. Conforme a lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Nacional de Colombia y la legislación aplicable (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen), tenemos una clara política de privacidad y protección de sus datos personales: no obtenemos información personal incluyéndolo a usted, nuestros colaboradores, clientes, proveedores y terceros en general, a menos que estos la hayan suministrado voluntariamente mediante su consentimiento previo, expreso e informado a MINESA en las condiciones previstas por la ley.

Definiciones

Para la interpretación de esta POLÍTICA, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Datos Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la ley 1266 de 2008.

Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos Sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación; tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero, que, en razón de una relación comercial, jurídica o de cualquier categoría que se tenga o se llegue a establecer, suministre datos personales a MINESA.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, para efectos de esta POLÍTICA, ejercerá como Responsable, en principio MINESA.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de MINESA como Responsable de los datos.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por MINESA de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.

Proveedor: Toda persona natural o jurídica que suministre algún bien o servicio a MINESA en virtud de una relación obligacional y/o contractual.

Trabajador: Toda persona natural que preste un servicio a MINESA en virtud de un contrato laboral. También se podrá utilizar la palabra empleado.

Transferencia: Se refiere al envío de información o datos personales por parte de MINESA como Responsable del Tratamiento de datos personales o un Encargado de los mismos, a un tercer agente o persona natural o jurídica (Receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales.

Trasmisión: Se refiere a la comunicación de datos personales por parte de MINESA como Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable trate datos personales.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Oficial de Protección de Datos: Es la persona natural contratada por MINESA que tiene como función la Coordinación de los requerimientos de los Titulares, como de la Superintendencia de Industria y Comercio-SIC, relacionados con consulta, quejas, actualización, rectificación, revocación de autorizaciones y/o solicitudes de supresión de datos y demás derechos que la ley le otorga al titular y a la SIC. Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del presente listado, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.

Principios

Empresas MINESA son Sociedad Minera de Santander S.A.S., Sociedad Minera Calvista Colombia

S.A.S., Galway Resources Holdco Ltd -Sucursal Colombia.

MINESA le presenta los principios establecidos en la ley, así como los demás que aplica en el

Tratamiento de sus Datos personales.

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.

g) Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley 1581 de 2012.

h) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

i) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

j) Principio de la Responsabilidad Demostrada (Accountability): Según el cual una organización que recoge y hace tratamiento de datos debe ser responsable del cumplimiento efectivo de las medidas que implementen los principios de privacidad y protección de datos.1

1. Tratamiento de datos

MINESA recolecta, almacena, organiza, usa, tramita, actualiza y suprime la información, de acuerdo

con la finalidad y tratamiento indicado para cada uno de ellos.

1.1 Tratamiento de Datos Públicos

MINESA informa que trata sin autorización previa los datos personales de naturaleza pública, como

los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante

o de servidor público, así como los que pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos,

documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente

ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva, tal y como lo autoriza el artículo 10 de la Ley 1581

1 Guía para la implementación del Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability)

Superintendencia de Industria y Comercio, Colombia.

de 2012, no obstante lo anterior MINESA señala que se adoptarán las medidas necesarias para

garantizar el cumplimiento de los principios que le apliquen y obligaciones contempladas en la

normatividad vigente aplicable.

1.2 Tratamiento de Datos Personales

MINESA informa que trata los datos personales de conformidad con lo previsto en la presente POLÍTICA, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad vigente aplicable.

1.3 Tratamiento de Datos Sensibles

MINESA informa que solo trata datos sensibles cuando sea estrictamente necesario, cumpliendo en todo caso los requisitos generales establecidos en la Ley para el tratamiento de datos personales, así como los establecidos para este tipo de datos.

1.4 Tratamiento de Datos de niños, niñas y adolescentes

MINESA informa que solo trata datos de niños, niñas y adolescentes cuando sea estrictamente necesario y en todo caso respondiendo y respetando el interés superior de ellos, así como asegurando el respeto de sus derechos fundamentales. Para el tratamiento MINESA solicitará la autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

2. Uso y Finalidad del Tratamiento

Los datos personales son utilizados para: a) la creación y registro como parte de un grupo de interés para MINESA en sus bases de datos internas; b) la creación, registro, evaluación y revaluación como proveedor o cliente de MINESA en la base de datos interna y contable de MINESA; c) inscripción del proveedor; redacción, suscripción y ejecución de los contratos y acuerdos en virtud de los cuales MINESA sostenga una relación contractual u obligacional; d) pago de obligaciones contractuales u obligacionales; e) expedición de documentos tributarios o de soporte tales como facturas, vouchers, de recibos de caja y actividades realizadas con pagos o cobros; f) cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y MINESA; g) recibir y evaluar solicitudes de empleo; h) participar en procesos de selección, sean desarrollados directamente por MINESA o por encargo de la misma; i) administrar todos los aspectos de la relación laboral con el Empleado, lo cual incluye, entre otros, nómina, beneficios, viajes corporativos y otros gastos reembolsables, capacitación y desarrollo, control de asistencia, evaluación de desempeño, procesos disciplinarios y de reclamos, y otros procesos administrativos generales y relacionados con recursos humanos; j) desarrollar planes de personal y sucesión; k) mantener registros de enfermedades y programas de salud laboral; l) proteger la seguridad de los clientes, el personal y la propiedad de MINESA, lo cual incluye el control y la simplificación del acceso, y el monitoreo de la actividad en instalaciones protegidas y la actividad en el uso de computadoras, comunicaciones, dispositivos móviles y otros recursos de MINESA, siempre respetando los derechos constitucionales que le asisten al Titular; m) investigar y responder reclamos contra MINESA, vinculados, sus proveedores o clientes; n) conducir encuestas de opinión de los Empleados y administrar programas de reconocimiento de los Empleados; ñ) administrar el cese de la relación laboral, y proporcionar y mantener referencias; mantener datos de los contactos de emergencia y beneficiarios; o) cumplir con las leyes vigentes, incluyendo las relativas a salud y seguridad social, lo cual incluye órdenes judiciales o administrativas que involucren o afecten Empleados; p) envío a las entidades de pago o gestión de nómina y beneficios, incluyendo aspectos salariales, no salariales, pago de auxilios, beneficios y aportes; q) certificación a terceros por solicitud del trabajador o por solicitud de las entidades del Sistema de Seguridad Social Integral, juzgados, autoridades, ICBF, cooperativas, empresas de libranzas y otros; r) transferencia de datos a empresas que prestan servicios de apoyo clínico, exámenes de salud ocupacional y otros; s) evaluación de estado de salud, de riesgos psicosociales, laborales, entre otros; t) adelantar las actividades propias del sistema de salud ocupacional, incluyendo las relacionadas con aptitud visual, auditiva, respiratoria, estado de salud, sistema de vigilancia epidemiológica y riesgos; u) adelantar planes de mejoramiento y desarrollo de competencias; v) y en general todas las necesarias con el objeto social de MINESA.

Si usted nos proporciona Datos Personales, ésta información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y no procederemos a ceder, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de MINESA salvo que (i) usted nos autorice expresamente a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) sea divulgada a las entidades que prestan servicios de gestión social o comercial en nuestro nombre, (v) tenga relación con una fusión, escisión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, o (vi) según sea requerido o permitido por la ley.

A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser tratados con los fines dispuestos anteriormente, entre otros, por el personal de recursos humanos, suministros, jurídico, social, encargados, consultores, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda para el cumplimiento del objeto social de MINESA. MINESA podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones, información o datos. Cuando subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad como mínimo en los mismos términos que la protegemos internamente, y salvo autorización expresa del Titular, les prohibimos el tratamiento y divulgación de su información personal para fines propios o de terceros no relacionados.

MINESA podrá transferir o transmitir, según corresponda, sus datos personales a otras personas en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y/o mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de estas personas, adoptando las medidas del caso para que esas personas implementen en su jurisdicción y de acuerdo a las leyes a ellas aplicables, estándares de seguridad y protección de datos personales siquiera similares a los previstos en este documento y en general en las políticas de MINESA sobre la materia. Si dichas compañías actúan como Encargados de MINESA, se suscribirá al respecto el contrato de transmisión de datos de que trata el Decreto 1377 de 2013. Una vez cese la necesidad de Tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de MINESA o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley.

3. Autorización

Para el tratamiento de datos personales y/o sensibles y/o datos de niños, niñas y adolescentes, MINESA solicitará la autorización respectiva al titular o representante legal, la cual podrá darse a cabo por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

Así mismo, MINESA presume de buena fe que el Titular cuenta con la autorización respectiva para recolección, uso, transferencia y tratamiento de cualquier dato que no sea propio y fuese suministrado a MINESA.

4. Derechos del Titular

Los Titulares de la información de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, le asisten los siguientes derechos en relación con sus datos personales:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en dicha ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento;

g) Otorgar o no autorización cuando se recolecten datos de carácter sensible.

5. Derechos relacionados con el Tratamiento de los Datos Sensibles

En el evento que se lleguen a requerir Datos Sensibles del Titular, MINESA informa que además de los derechos del Titular mencionados anteriormente, el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013 le otorga los siguientes derechos al Titular:

a) Ser informado que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

b) No ser condicionado en ninguna actividad a suministrar datos sensibles.

c) Ser informado de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

Conforme a lo anterior se explica que los datos sensibles de conformidad con la Ley son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, a su turno la finalidad de los mismos corresponderá al previsto a los establecidos en el presente documento.

6. Empresa Responsable y Ejercicio de los derechos:

De conformidad con los derechos que la Ley le otorga a los Titulares, se presentan los siguientes datos del responsable del tratamiento, para conocimiento de los titulares y para las solicitudes frente a este:

Empresa Responsable:

Domicilio:

Dirección:

Sociedad Minera de Santander S.A.S. – MINESA

Bucaramanga, Colombia

Transversal Oriental # 90-102 Piso 11 de la ciudad de

Bucaramanga, Sociedad Minera de Santander S.A.S. –

MINESA.

Correo electrónico:

Página Web:

Teléfono:

Nota: Frente al teléfono suministrado, es de anotar que el Responsable del Tratamiento, no puede dar respuesta precisa sobre datos, sino el procedimiento para hacer exigibles los derechos, atendiendo que MINESA no contaría con los elementos necesarios para determinar si es el Titular, causahabiente o su representante legal.

7. Procedimiento para el ejercicio de sus Derechos como Titular.

Si tiene preguntas acerca de esta Política, o cualquier inquietud o reclamo o en caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización, consulta o solicitud de supresión de datos o con respecto a la administración de la presente Política, comuníquese con nosotros a través de cualquiera de los siguientes medios: por escrito a la dirección mencionada en el numeral 9 de esta política con el asunto: “Tratamiento de Datos” o al correo electrónico tratamientodedatos@minesa.com

Para consultas:

Podrá consultar a MINESA respecto de los datos personales que se tengan almacenados en las bases de datos, para lo cual será necesario que el solicitante o su representante legal acrediten previamente su identidad. Dicha consulta será atendida por MINESA en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Este plazo podrá ser ampliado por MINESA en una sola ocasión, en cuyo caso le serán informados los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso será superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Para reclamos:

Su solicitud o petición relacionada con reclamos, actualizaciones, correcciones, o supresión de sus datos personales será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, MINESA informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Para la correcta y completa consideración de su petición, solicitud o reclamo, le solicitamos allegar:

  • Descripción de los hechos;
  • Identidad del solicitante, su número de identificación;
  • Dirección de notificaciones/respuestas;
  • Los documentos que quiere hacer valer.

Si su solicitud o petición no tiene los datos y hechos suficientes que permitan a MINESA atenderla de forma correcta y completa, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, petición o reclamo para que subsane sus fallas. Después de transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, si usted como solicitante no ha subsanado según lo requerido, MINESA como receptora de su petición entiende que ha desistido de su solicitud.

8. Seguridad de la Información

MINESA conociendo la importancia de los datos personales y en aplicación del Principio de Seguridad proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

MINESA no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o archivos en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de MINESA. No obstante lo anterior la obligación y responsabilidad de MINESA se limita a disponer de los medios adecuados para este fin, y las herramientas necesarias para resguardar y proteger las bases de datos, inclusión de cláusulas de confidencialidad en los contratos laborales y/o de prestación de servicios, formando y capacitando los trabajadores y colaboradores como un deber y complemento fundamental de nuestro compromiso con la Protección de Datos.

9. Periodo de Vigencia de las Bases de Datos.

La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento de la información. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de alguna obligación legal o contractual.

10. Modificación de esta Política

Esta política puede ser modificada en cualquier momento. Las modificaciones se informarán mediante la publicación de la misma, mediante la cual se pondrá a su disposición la última versión de ésta, o los mecanismos para obtener una copia de la misma.

11. Vigencia Fecha de entrada en vigencia:

25 de agosto de 2013. Fecha última modificación: 08 de junio de 2017. Es de anotar que la presente actualización no presenta ningún cambio sustancial, sino que pretende ampliar alguna información de interés para el Titular.